Business case – Deploiement d’un nouvel outil budgétaire – Transformation des organisations

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BUSINESS CASE

PILOTAGE ET ACCOMPAGNEMENT AU CHANGEMENT POUR LE DEPLOIEMENT D’UN NOUVEL OUTIL BUDGETAIRE AU SEIN D’UNE INSTITUTION FINANCIERE PUBLIQUE

Business case Transformation des Organisations

Contexte

Le projet s’inscrivait initialement dans le cadre de la montée de version de l’ERP d’un groupe bancaire public qui impliquait pour sa filiale (le client) la mise en place de 2 nouveaux outils :

• Un module pour la gestion du référentiel fournisseurs, la création de commandes d’achats et l’enregistrement de la bonne réalisation des prestations

• Un module pour la gestion des factures (rapprochement des factures avec les commandes et règlement des factures)
Après un gel du projet fin 2016, il a été décidé en septembre 2017 de déployer ces deux logiciels chez le client au 1er janvier 2018.

Les objectifs du déploiement de ces outils étaient les suivants:

• Simplifier les processus de gestion des commandes et des factures
• Fiabiliser ces processus
• Optimiser le suivi budgétaire

Enjeux

Le client a souhaité se faire accompagner dans cette phase de mise en œuvre afin de :

• Coordonner l’ensemble des travaux avant et après la mise en production

• Conduire le changement afin de s’assurer de la bonne appropriation par les utilisateurs des nouveaux outils et des processus induits

La principale difficulté était de reconstituer l’historique du projet et remobiliser les équipes après une pause d’un an.

L’ACCOMPAGNEMENT HARWELL MANAGEMENT 

Les travaux animés par Harwell Management se sont articulés autour de 3 axes :

• Optimisation des processus cibles et définition d’un nouveau processus de suivi budgétaire

• Coordination de la préparation de la mise en production de l’outil chez le client et suivi de la correction des anomalies et demandes d’évolution après le déploiement

• Conduite du changement : cadrage (diagnostic, plan de communication), organisation de sessions de formation, accompagnement post-déploiement

 

 VALEUR AJOUTÉE

• Méthodologie éprouvée sur la Gestion de projet et la Conduite du Changement

• Capacité d’animation et de coordination auprès d’interlocuteurs de différents métiers (Direction Financière/Direction des Systèmes d’Informations/Assistants et Chargés de gestion de l’ensemble des divisions du client) avec un discours adapté aux différents niveaux

• Fort travail de communication et d’accompagnement au changement

• Analyse des risques projet et capacité à alerter le cas échéant

• Respect des délais de déploiement des différentes phases pour garantir la mise en production à la date prévue

• Capacité d’adaptation pour répondre aux besoins non identifiés en début de projet et liés aux fortes contraintes de ressources de l’équipe projet