Business case – Etude de cadrage pour un système de Facturation des activités de Trade Finance – Transformation des organisations

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BUSINESS CASE

ETUDE DE CADRAGE POUR UN SYSTÈME DE PILOTAGE OPÉRATIONNEL DES ACTIVITÉS DE TRADE FINANCE

Business case Transformation des Organisations

Contexte

Cette étude s’inscrit dans le cadre du développement stratégique de l’activité GTB sur le plan mondial

L’activité Trade Finance monde s’appui sur:
– 3 Back-Offices principaux, avec plusieurs centres de traitements secondaires selon produit et organisation commerciale
– 5 systèmes de gestion principaux
– Un réseau de distribution basé sur des agences et desks propres ainsi que des filiales Groupe

Aujourd’hui on constate :
– Une manque de visibilité sur les performances globales et en termes de délais de traitement
– Une vision partielle de l’intervention des services externes dans le processus de traitement
– Un dispositif de pilotage de l’activité BO basé sur les outils devant être décommissionnés
– Des difficultés à répondre aux demandes des clients concernant le statut de leur transaction ;

Le client a donc lancé une étude de cadrage pour un système de pilotage opérationnel pour l’activité Trade Finance à l’échelle mondiale.

Enjeux

Le Trade Finance représente un enjeu stratégique pour le Groupe, tant au niveau de l’activité elle-même que pour le maintien de la relation client et le side-business associé.

Le système de pilotage opérationnel imaginé vise la mise en œuvre d’un ensemble de fonctionnalités nouvelles ou jusqu’alors couvertes que partiellement et de façon fragmentée par un ensemble d’outils obsollètes dont une partie doit être décommissionnée.

Cette phase de cadrage est structurante, non seulement d’un point de vue de conception et formalisation des besoins fonctionnels, mais également sur d’autres aspects :

  • L’identification, onboarding et gestion des stakeholders sur tout le long du projet,
  • L’identification et la priorisation des attentes business du futur dispositif
  • La création d’une « vision fonctionnelle » basée sur ces attentes
  • L’appropriation de ce concept et son fonctionnement par les futurs utilisateurs
  • La préparation en parallèle d’un Business Case réaliste et validé
  • Le planning et la préparation des prochaines phases avec l’ensemble des futurs acteurs projet

L’ACCOMPAGNEMENT HARWELL MANAGEMENT 

– Mise en place d’une démarche et organisation projet avec plusieurs individus et équipes « stakeholder » au niveau Monde, doublées de la mise en place d’un dispositif de gouvernance adapté pour la phase de cadrage ainsi que pour la phase de mise en œuvre et déploiement
– Configuration et gestion d’une communauté de travail pour le projet
– Des interviews des Métiers afin de diagnostiquer précisément l’organisation, les processus et le SI existants – développement des processus génériques, socle de l’approche analytique / décisionnelle
– Organisation et gestion des ateliers de travail avec la Direction de l’activité Trade ainsi que les métiers permettant d’instruire un dossier de cadrage complet avec priorisations et valorisation des éléments
– Formalisation du concept fonctionnel du futur dispositif tout en capitalisant sur l’infrastructure et projets existants ainsi que les normes et standards internes et externes
– Coordination avec des divers services techniques monde concernant les aspects architecturaux du système ainsi que la gestion de données sur le plan réglementaire au niveau monde
– Définition d’une approche, d’une roadmap d’implémentation et d’autres éléments de décision (couverture fonctionnelle, capacité de lotissement…)
– Partage des bonnes pratiques du secteur

NOTRE VALEUR AJOUTÉE

Apport d’une démarche globale pour verrouiller la phase de cadrage en vue de faciliter la prise de décision de lancer le projet, avec l’ensemble des éléments nécessaires :

– Une approche basée sur les utilisateurs, leurs besoins et leur appropriation du projet et ses objectifs
– Mise en place d’une gouvernance de l’étude basée sur un comité de pilotage à chaque temps fort et sur un comité projet dynamique hebdomadaire, permettant aussi de prendre des décisions de manière Agile
– Connaissance de l’activité du Trade Finance et des enjeux associés
– Identification des problèmes actuels et des causes associées
– Formalisation des processus génériques cibles
– Cartographie et priorisation des besoins fonctionnels
– Identification des éléments clés garant du succès et appropriation du système cible
– Coordination et animation de chantiers multiples (quick wins, chiffrages…)