Business case – Programme de Transformation d’un Système d’infomation – Transformation Digitale & CIO Advisory

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BUSINESS CASE

PILOTAGE TRANSVERSE D’UN PROGRAMME DE TRANSFORMATION
DU SYSTÈME D’INFORMATION
D’UNE INSTITUTION FINANCIÈRE PUBLIQUE

Business case Transformation digitale & CIO Advisory 

Contexte

Depuis août 2014, le client a conduit un vaste programme de transformation du système d’information, piloté par les délais et les coûts (budget de 45 millions d’euros, 60 000 j/o), impactant 60% des utilisateurs et 70% du SI de la banque.

Véritable projet d’entreprise, ce programme a été sponsorisé et suivi par le directeur général adjoint de la banque.

Enjeux

Après 18 mois de cadrage des 3 principaux chantiers (Marchés/Calibres/Optic), le programme bascule en juin 2016 dans sa phase de mise en œuvre opérationnelle.

Dans ce cadre, le client souhaite se faire accompagner pour se doter d’un dispositif de pilotage efficace, homogène et transverse, avec les ambitions suivantes :

. Prendre en main le pilotage transversal des différents chantiers.

. Assurer la gestion des adhérences entre chantiers, dans le respect du budget et du planning.

. Sécuriser la convergence de ces 3 chantiers importants : 1/ Coordonner les 6 mois de recette globale structurée en quatre phases. 2/ Piloter les 2 répétitions de bascule et la semaine de « parallel run ». 3/ Prendre en charge la bascule en « big bang » du programme durant le week-end de la Saint-Sylvestre 2017.

Communiquer l’état d’avancement du programme auprès des instances du type Conseil d’Administration, Comité des Risques, Comité d’Entreprise et CHSCT.

 

L’ACCOMPAGNEMENT HARWELL MANAGEMENT 

Sur la base de notre savoir-faire et de l’ensemble de nos missions conseil, nous avons identifié et mis en œuvre les facteurs clefs de succès suivants pour garantir un accompagnement à la hauteur des enjeux :

. Pilotage transverse du programme (indicateurs de performance, adaptation de l’organisation autour du comité exécutif et du directeur général adjoint, mise en place d’un comité opérationnel transverse impliquant les équipes métiers clefs, accompagnement des chefs de chantier pour la préparation de leurs instances, support de la Direction Générale vis-à-vis du Conseil d’Administration, du Comité des Risques et du Comité d’Entreprise.

. Appui PMO au pilotage transverse du programme (Planning global avec macro-jalons, chemin critique de type PERT, tableau de suivi du budget et du forecast, mesure de criticité des risques et plan de prévention, tableau de suivi des dépendances inter-chantiers, sujets critiques et décisions).

. Coordination de la recette globale (stratégie de recette globale, planning et chronogramme détaillé de recette, cycle de vie des anomalies, détermination des critères de go/no-go, scénarios de reprise de données et de bascule, stratégie de repli et de retour-arrière).

. Coordination du change management (plan de conduite du changement, planning des formations, matrice de recensement des processus de production, newsletters, baromètres de satisfaction, plénières métiers, séminaire).

NOTRE VALEUR AJOUTÉE

. Face à un programme d’une telle ampleur, le dispositif Harwell Management a su tout d’abord instaurer une structure de gouvernance claire, orientée décisions et dotée d’une culture du résultat et de la réussite (dispositif resserré et expérimenté, vision externe par rapport au contexte).

. En outre, travaillant en étroite relation avec les différents métiers (Back-office, Front-Office, Direction des Risques, Comptabilité, ALM, Contrôle de gestion), ainsi que la Direction projets et la DSI, les collaborateurs Harwell Management ont démontré une capacité avérée en gestion du facteur humain (expériences par rapport à des interlocuteurs de haut niveau, faculté à « rentrer dans les sujets », gestion des conflits et des situations complexes, capacité à faire preuve de souplesse et d’agilité).

. Par ailleurs, le dispositif Harwell Management a déployé un bagage méthodologique unifié, éprouvé et robuste en pilotage de programme, recette globale et conduite du changement.

. Enfin, le dispositif a montré son excellente compréhension des enjeux métiers et sa capacité de mise en cohérence avec l’univers des systèmes d’informations.